Проведение сертификации по стандартам ИСО в России: закон и практика.
Проведение сертификации по стандартам ИСО «по правилам»: подготовка к сертификации.
В соответствии со стандартами ИСО для того, чтобы получить сертификат на соответствие этим стандартам, необходимо иметь задокументированную и функционирующую систему менеджмента (в зависимости от стандарта: систему менеджмента качества, систему экологического менеджмента или систему управления охраной здоровья и безопасностью персонала). Как правило, разработку документации по системе менеджмента и ее внедрение проводят специалисты различных консалтинговых компаний на основании договора. Процедура разработки и внедрения может занять срок от 6 месяцев. Кроме того, это достаточно дорогостоящий процесс.
Первый этап. Предварительный аудит.
1. Анализ существующей системы управления. Установление степени соответствия существующей система управления требованиям заявленного стандарта.
2. Определение бизнес-процессов, существующих в компании в настоящий момент.
3. Определение существующих информационных потоков, их корректности и достаточности.
Проводится опрос персонала, наблюдение за работой, анализ документов компании.
Второй этап. Обучение персонала.
Проведение семинаров:
1. Для высшего руководства и руководителей подразделений – краткое описание требований стандарта, что такое система менеджмента.
2. Для руководителей подразделений и группы разработчиков документации – что такое система менеджмента, плюсы от внедрения, что необходимо сделать для разработки и внедрения, какие обязательные (и вспомогательные) документы необходимо разработать, кто и как это будет делать, практические задания.
3. Для внутренних экспертов-аудиторов – что такое внутренний аудит, зачем его проводить, как его планировать, как разработать вопросник аудитора, как провести внутренний аудит, на какую информацию обращать внимание, как анализировать документы во время внутреннего аудита, как перепроверять информацию, на что обращать внимание.
Третий этап. Разработка документации и внедрение.
1. Описание бизнес-процессов, существующих в организации, определение информационных и материальных потоков для каждого процесса, их корректировка (если необходимо), разработка недостающих документов и анализ существующих документов. Каждый бизнес-процесс, существующий в организации, будет подробно описан. Будут установлены информационные потоки
2. Опробование (испытание) процессов
3. Постоянный контроль выполнения процессов – наблюдение за работой по новым процессам, корректировка процессов, если они неудобны для работы.
Четвертый этап. Пробный внутренний аудит, предсертифкационный аудит, выбор Органа по сертификации.
1. Проведение пробного внутреннего аудита силами внутренних аудиторов совместно с консультантом:
- разработка плана внутреннего аудита,
- разработка опросника по каждому процессу,
- разработка приказа о проведении внутреннего аудита, оповещение персонала,
- проведение внутреннего аудита (совместно с консультантами),
- регистрация найденных несоответствий или наблюдений,
- формирование отчета по результатам внутреннего аудита,
- составление плана корректирующих мероприятий по выявленным несоответствиям,
- доведение плана корректирующих мероприятий до сотрудников компании,
- контроль выполнения корректирующих мероприятий.
2. Предсертификационный аудит (проводится консультантами)- оценивается степень готовности компании к сертификации.
3. Выбор Органа по сертификации – предоставляется список Органов по сертификации в соответствии с требованиями клиентов.
4. Подача документов в Орган по сертификации – оформление заявки и т.п.
Проведение сертификации по стандартам ИСО по «правилам». Сертификация.
Работы по сертификации имеют один предварительный и два основных этапа сертификации:
1. предварительная оценка системы менеджмента;
2. проверка и оценка системы менеджмента в организации;
3. инспекционный контроль над сертифицированной системой менеджмента.
Предварительная оценка системы качества (1 этап) заключается в оценке и анализе документации системы менеджмента проверяемой организации. Проводит предварительную оценку Орган по сертификации с целью определения уровня готовности организации к сертификации системы менеджмента и целесообразности дальнейших работ по сертификации.
Осуществляется предварительная оценка, учитывается анализ сведений, имеющихся в исходных документах, которые заявитель представил в Орган по сертификации:
• заявка на проведение сертификации;
• исходные данные для предварительной оценки состояния системы менеджмента;
• организационно-структурные схемы предприятия-заявителя и его службы качества;
• политика организации (заявителя) в области качества;
• перечень внутрифирменных документов системы менеджмента.
Для сертификации систем менеджмента Орган по сертификации вправе затребовать от организации другие необходимые дополнительные сведения. Это могут быть стандарты предприятия, описывающие проведение испытаний и контроля, документы, регламентирующие технологию проведения работ или изготовления продукции, стандарты управления внутренней документацией в компании.
На этапе подготовки проверки и оценки системы качества (2-ой этап) составляется программа, где между членами экспертной комиссии распределяются обязанности, а также готовятся рабочие документы по проверке. Разрабатывает программу проверки главный эксперт, а утверждает ее руководитель Органа по сертификации.
Обязательной проверке подлежит система испытаний, которая обеспечивает контроль характеристик продукции и соответствие их требованиям, предусмотренным при обязательной сертификации. Разрабатываемые экспертами рабочие документы несут вспомогательный характер, поэтому они применяются для облегчения, упорядочения и повышения эффективности проверки. К числу таких документов могут быть отнесены формы для документирования вспомогательных данных, перечни контрольных вопросов и др.
Проверка включает в себя следующие процедуры:
• предварительное совещание;
• обследование проверяемой организации;
• составление отчета о проверке;
• заключительное совещание.
На предварительном совещании члены экспертной комиссии знакомятся с представителями проверяемой организации, а также оглашается программа проверки, её цели, методы и процедуры установления взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками проверяемой организации, определяются сроки и этапы проведения проверки.
Обследование проверяемой организации происходит путем анализа и сбора, а также регистрации фактических данных и наблюдений в ходе проверки. Для сбора фактических данных производится опрос персонала, анализ процессов производства, анализ деятельности функциональных подразделений, анализ используемых документов, анализ деятельности персонала.
По результатам аудита оформляется отчет о проверке системы менеджмента, на основании которого экспертная комиссия принимает решение о выдаче сертификата соответствия требованиям заявленного стандарта или об отказе в выдаче (при неудовлетворительных результатах проверки). Если в ходе аудита выявляются какие-либо несоответствия, аудиторы оформляют также протоколы несоответствий. Незначительные несоответствия, как правило, не являются препятствием к получению сертификата, а их устранение проверяется при последующих ежегодных инспекционных проверках. В случае выявления значительных несоответствий, сертификат может быть выдан только после демонстрации устранения этих несоответствий.
Сертификат выдается сроком на 3 года с последующим продлением. В течение срока действия сертификата соответствия Орган по сертификации ежегодно проводит инспекционный контроль с целью подтверждения соответствия.
Проведение сертификации по стандартам ИСО на практике.
Таким образом, примерные минимальные сроки сертификации систем менеджмента «по правилам» могут составить более 8 месяцев. Чем крупнее компания – тем дольше и дороже данная процедура.
Многие российские компании не готовы проходить процедуру сертификации «по правилам» из-за высокой цены и длительных сроков. Главная цель получения сертификата в России – предоставить заказчику, поучаствовать в тендере, вступить в СРО и так далее, а не повысить качество компании.
В связи с этим на практике в России имеет место т.н. «упрощенная процедура сертификации».
Заказчик подает заявку в Орган по сертификации с целью получить сертификат, а Орган по сертификации берет на себя все заботы по разработке документации для Заказчика. Таким образом, Заказчик получает:
•1. гарантии получения сертификата в любые минимальные сроки, по минимальной цене,
•2. полностью разработанную и адаптированную документацию по системе менеджмента.